La Columna Vertebral
Una buena contabilidad es más que simples debitos y creditos, en un asiento contable. Diamante facilita todas las acciones financieras, de distribución, ventas y los une todos en un solo banco de datos, haciendo de manera automática la contabilidad, que es la base para la toma de decisiones al más alto nivel de la organización.
Tener la información integrada y a tiempo es el sueño de los administradores y una de las principales razones para seleccionar Diamante. Facilidades como exportar los reportes a Excel de Microsoft y a otros muchos formatos (CSV, TXT, DBF, WKS y muchos otros más) vuelven a Diamante la herramienta ideal al permitir adecuar los formatos a las necesidades directivas de la organización.
El módulo de contabilidad sirve para presentar los resultados de la organización. Casi no se utiliza para operar debido a la integración de los otros sub-sistemas que generan de manera automática o semiautomática los asientos contables.
Los resultados de la contabilidad son importantes y probablemente tendrán impacto con internos (gerentes, directores, propietarios) y externos (bancos, auditores) por lo que la parte más importante en el módulo de la contabilidad tiene que ver con la configuración del sistema: la forma en que se habrá de operar y también los resultados que se pueden mostrar
Aspectos Relevantes
Carta de cuentas
En Diamante cada empresa tiene una carta de cuentas propia adecuada a las necesidades de información de acuerdo a su rol. La carta de cuentas (nomenclatura) tiene 5 niveles donde cada nivel es obligatorio. El número de dígitos disponible para cada nivel es fijo. Cada cuenta operable (natural) tiene la forma 1-22-33-44-555. Este es un esquema fácil de implementar y utilizar.
Auxiliares
Dependiendo de la configuración algunas cuentas contable de Diamante pueden tener sub-cuentas todavía mas detalladas, las que se llaman "cuentas de nivel 6" Estas permiten obtener reportes de integración a los que se llama auxiliares
Centros de costos
Es el agregado más reciente al área de la contabilidad. Al clasificar la operación contable en diferentes unidades de negocios de la organización, se brinda al usuario la oportunidad de obtener reportes financieros y de gastos separados para cada unidad de negocios. Todo esto sin crear una carta de cuentas más grande y sin mostrarla en los libros legales.
Carta de cuentas corporativa
Para empresas que tienen casa matriz en otro país y deben presentar resultados, expresados con nombres de cuentas (y números) que no corresponden con las que se utilizan localmente, Diamante tiene las opciones para asociar las cuentas locales con los nombres utilizados por la casa matriz. Esto para poder generar reportes que puedan ser utilizados para integrar los reportes de casa matriz.
Diseñador de reportes
Diamante cuenta con un diseñador de reportes contables que da versatilidad en la presentación de resultados por parte del departamento de contabilidad. Con él se puede crear diferentes formatos de reporte con la información proveniente de la contabilidad de cualquiera de las empresas en la base de datos. Esta comodidad ha cobrado relevancia para los departamentos de contabilidad donde de pronto (a veces a mitad del periodo fiscal) se cambian las reglas de la presentaciones de reportes de resultados.
Presupuestos
cuando la organización se desenvuelve tomando como base el presupuesto expresado en las cuentas contables, Diamante permite el ingreso de dicho presupuesto. Como resultado se pueden emitir los reportes comparativos entre lo real y el presupuesto.
Reportes
Sin considerar todas las variantes que se pueden presentar, y sin poder enunciar cada uno de los reportes por individual, mencionamos algunos de los reportes ofrecidos por Diamante:
Reportes de cuentas
Movimientos de cuenta, Movimientos de un grupo de cuentas, auxiliares (cuentas de nivel 6), centros de costos, gastos de un periodo, saldos de cuentas
Reportes de la operación
Balances de saldos, diario y mayor.
Reportes de estados financieros
Balances generales y estados de resultados.
Reportes de libros legales
Diamante resume las operaciones de la empresa para su impresión en libros legales, cumpliendo la legislación vigente pero reduciento el número de hojas de papel autorizado requerido (en Guatemala pegatinas o stickers de la SAT y Registro Mercantil que se pagan por hoja) .
Reportes corporativos
Para integración de las operaciones de varias empresas que se registran en el sistema Diamante como para la presentación de reportes en carta de cuentas con nombres diferentes de los usados en el sistema, como por ejemplo: carta de cuentas en inglés.