Necesidades de Información
Con el objetivo de tener un mejor control administrativo se considero de suma necesidad la adquisición de un sistema que nos permitiera tener información en las siguientes áreas:
- Contabilidad
- Cuentas por pagar
- Conciliaciones Bancarias
- Cuentas por cobrar
- Consumos y existencias de materias primas
- Consumos y existencias de material de empaque
- Análisis de costos por producto producido
- Análisis de variaciones en los rendimientos de la producción
- Análisis global del costo de ventas de los productos
- Análisis comparativo de ventas por tienda y periodo
Contabilidad
Se llevaba una contabilidad externa que no ofrecía resultados ni ningún tipo de dato importante en la toma de decisiones en el momento oportuno.
Logros alcanzados con Diamante
Se tiene un mejor control de la documentación que se registra en
contabilidad, es posible llevar controles relacionados con anticipos.
Se tienen resultados mensuales por cada centro de costo, lo que nos
permite establecer la rentabilidad de cada uno de estos.
Es posible la revisión de la información que sirve de base para la
determinación de Impuestos.
Cuentas por pagar
No se tenía un control estricto de las facturas pendientes de pago, lo que ocasionaba la falta en el despacho de productos para la venta y materias primas.
Se pagaban frecuentemente gastos moratorios e intereses por pagos a destiempo.
Se pagaban dos veces algunas facturas o en ocasiones se pagaban facturas que no estaban por vencer, afectando esto la liquidez de la empresa.
Logros alcanzados con Diamante
Se logro tener un mejor control de las facturas pendientes de pago.
Se logro tener un calendario de pago, evitando con esto gastos moratorios y pago de intereses
Se evito el pago anticipado de facturas y el doble pago de algunas de ellas mejorando la liquidez de la empresa.
Conciliaciones bancarias
No se llevaba un registro histórico de las conciliaciones bancarias, esto no permitía tener controles cruzados con contabilidad.
Logros alcanzados con Diamante
Con diamante se lleva un control diario del banco, pudiendo establecer el disponible del día.
Las conciliaciones realizadas desde Diamante nos permiten establecer que ningún documento quedo fuera de la contabilidad.
Cuentas por cobrar
No era eficiente el cobro de las facturas a nuestros clientes, permitiendo que estos rebasaran los días de crédito acordados para cada factura y los montos máximos de crédito acordados.
Algunas facturas no se cobraban por la falta de registro de estas, o algunas se registraban como pagadas cuando estaban pendientes de pago.
No se podía proyectar los ingresos esperados por semana.
Logros alcanzados con Diamante
Se logro optimizar la cuenta por cobrar, cobrando las facturas muy atrasadas y permitiéndonos tener un mejor control de los límites de crédito aprobados para cada cliente.
Diamante nos permite tener un histórico de consumo de cada cliente, así como la forma en que cada uno de estos hace uso de su crédito.
Diamante nos permite tener un detalle de aplicación de pagos a cada factura, y además nos permite tener un control estricto de los cobros diarios.
Consumos y existencias de materias primas
No se tenía un control de los consumos y existencias de materias primas, lo que afectaba la producción, e incrementaba los costos al tener que comprar de forma emergente estas materias primas en el lugar más cercano para no detener la producción.
Logros alcanzados con Diamante
Con Diamante se tiene un control de existencias mínimas que nos permite hacer las compras de materia prima de forma programada, al mejor costo.
Se tiene un control del rendimiento que estas materias primas tienen en distintos periodos de tiempo, así como las variaciones en el costo de las materias primas y su impacto en el producto terminado.
Consumos y existencias de material de empaque
No se llevaba un control en el consumo del material de empaque, pudiendo provocar esto el mal uso de este material e incrementando el costo del producto.
Logros alcanzados con Diamante
Diamante me permite determinar la cantidad de material de empaque necesario para cada Bach a producir, con esto se puede establecer si se esta utilizando este de la manera correcta.
A continuación se describen algunos informes con los que no contábamos y que ahora obtenemos de Diamante.
Análisis de costos por producto producido: Diamante nos permite determinar el costo de cada producto, que haya sufrido uno o más procesos productivos, en base al costo de sus materias primas requeridas, los gastos indirectos de fabricación y la mano de obra que fue necesaria para este proceso.
Análisis de variaciones en los rendimientos de la producción: Diamante nos permite hacer un análisis de las variaciones en los rendimientos según las temporadas del año, con esta información nos es posible anticipar los consumos de materia prima para periodos futuros.
Análisis global del costo de ventas de los productos: Diamante cuenta con una serie de reportes y herramientas que me permiten determinar cual es el costo de venta de los productos vendidos durante un periodo, así como la rotación que ha tenido cada uno de estos y cuales son mis productos lideres.
Análisis comparativo de ventas por tienda y periodo: Los reportes de ventas de Diamante nos permiten ver el comparativo de
ventas en cada una de nuestras distintas tiendas, con esto podemos planificar
campañas y ofertas en cada tienda.
En conclusión, el sistema Diamante, mas que un programa contable, es un sistema de información gerencial que me proporciona las herramientas necesarias para la toma adecuada de decisiones, los reportes de Diamante me permiten anticiparme a los constantes cambios del mercado y que estos no me tomen por sorpresa.
Cristian Royer Monteros - Gerente General
Lácteos Normandía
8 Avenida 9-44 zona 4 San Jose Pinula - Tel. 23771538 Fax. 66415034
Guatemala C.A.
"Luego de estar luchando con otro sistema por más de cuatro años sin obtener lo ofrecido, en tan solo un mes con Diamante, pudimos implementar nuestros procesos y obtener información inimaginable."Lic. Martha Solis – Grte. Financiera Stoller